所谓档案，指的是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。随着信息时代的发展，档案管理也逐步向信息化发展，就产生了电子档案。所谓电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子文件作为一种数字化的信息记录形式，具有区别于纸质档案的明显特征。

 

一、可复制性。对于传统的纸质档案而言，档案就是原件。而电子档案则是对传统档案观念的挑战，其可不断的复制性，是电子档案区别于纸质档案最重要的特征之一。它可以从一个载体复制到另一载体，可以从这台计算机传输到另一台计算机。

 

二、操作方便。形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。

三、对计算机系统的依赖性。电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的，所以如果离开了计算机，电子档案既看不见也摸不着。

 

四、资源共享。在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效的组合，不需要像纸质文件那样对其进行分类整理。通过计算机系统，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。

 

五、方便快捷。一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间较纸质档案传递的时间快速许多。

 

六、存储空间。无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间本身就是一对矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾。电子档案几乎无重量和体积可言，相比之下纸质文件就显得笨重了。

 

      虽然电子档案具有纸质档案无法比拟的优点，但也存在着不稳定性、不安全性等缺点，这就对档案管理提出了更高的要求。电子档案管理软件就受了很多人的亲睐，电子档案管理软件的优点是什么呢？我们下回分解。