文件是当今社会一种重要的信息资产，建立安全的公文档案管理系统是保护这种资产的必要手段。随着信息化的飞速发展和计算机应用的普及，在越来越多的行政机关、公司企业中，电子公文逐步取代了传统的纸质公文。为适应快速查找公文档案信息的要求，电子档案管理系统也成为公文档案管理系统的主流。由于公文档案的保密性要求，安全机制成为电子公文档案管理系统成败的关键因素之一。另外，电子公文档案具有的非人工识读性、信息与特定载体之间的可分离性、信息对系统的依赖性、信息存储的高密度性、信息的易变性等特点，使电子公文档案信息安全保障工作与传统的公文档案安全保障有着质的区别。 

电子文档是新时期办公自动化、网络化的产物，对其进行归档管理是档案工作者的新任务，它有其自身特点，但其管理现状不容乐观，必须加强管理。电子文档的管理目前存在一些问题：一方面，电子文档呈几何倍数增长，另一方面，缺乏规范管理，没有明确的 归档方式、归档范围、归档制度、归档时间等，比较混乱，给保存、查找带来困难。

财易文件档案管理系统不管是您要管理人事档案还是合同档案或者是一些许可证资质的管理，这些都不是问题。财易文件档案系统左上方的分组管理，可以自行设置不同的分组名称，可以新建不同的子分组。这样的话就可以更加规范管理不同类型的档案。财易文件档案管理系统，自定义功能可以完全按照自己的需要来决定要录入哪些信息，财易文件档案管理系统没有的字段可以自己添加，系统里有的可以隐藏不要显示。如果只是想保存扫描件的，这里不需要录入这么多信息的话，那就可以直接显示档案编号、档案名称即可。

电子文件管理已经成为信息时代文件档案部门面临的新任务，我们应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档工作纳入办公自动化和信息管理的工作程序。档案部门在积极参与电子文件档案管理的同时，应和电子文件形成部门、计算机信息管理部门密切配合，增强他们的档案管理、档案法制意识，共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展，为电子文件档案信息资源共享做出应有的贡献。